Programma

I Processi di gestione documentale:

Document Management System e Content Management System

Enterprise Content Management System

processi decisionali/autorizzativi (Work Flow)

multimedialità e documenti multimediali

informazioni multimediali integrate e condivise

pianificazione delle procedure di tenuta degli archivi

misure a salvaguardia degli archivi elettronici

conservazione a breve e a lungo termine: metodi di conservazione.

Concetti di base della conservazione sostitutiva:

documenti analogici e informatici

documento analogico originale: Unico e non Unico

la firma digitale tecnologia e infrastrutture: CA, CRL, OCSP, ecc.

i supporti di memorizzazione e affidabilità

riferimento e marca temporale

posta elettronica certificata (PEC)

conservazione ed interoperabilità della PEC

dal documento cartaceo al documento informatico.

La Conservazione digitale:

conservazione sostitutiva di documenti informatici

conservazione sostitutiva di documenti analogici

quali documenti si possono dematerializzare

norme applicabili e deliberazioni del Cnipa/DigitPA/AgID

conservazione dei documenti cartacei e Conservazione documentale informatica (Analisi costi e benefici)

il Responsabile della conservazione sostitutiva

Chi è il responsabile della conservazione sostitutiva

Quali sono i suoi compiti ex art 5. deliberazione CNIPA n.11 del 19/02/2004 e nuovo art. 7 del DPCM del 3 dicembre 2013 sulle nuove regole tecniche

il nuovo CAD, Codice dell'Amministrazione Digitale (Dl.Lgs. 235/2010) e successive modifiche

il Manuale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva : caso pratico.

Servizi di conservazione: modelli organizzativi. In house o outsourcing?

da analogico a digitale: tecnologie, tecniche e organizzazione

indicizzazione dei documenti tecnologie, metodi e best practice

l'organizzazione degli archivi

i lotti di conservazione e la ricerca dei documenti

riversamento diretto e sostitutivo

conservazione in outsourcing

organizzazione per l'assegnazione in outsourcing

verifica dei processi di outsourcing

Ruoli e responsabilità

accesso ai dati e affidabilità del sistema: SLA.

Conservazione a breve termine: i documenti societari, civilistici, del lavoro e la corrispondenza telematica.

I documenti rilevanti ai fini tributari e contabili:

quali documenti è possibile dematerializzare

le regole da seguire per la dematerializzazione dei documenti contabili

il nuovo DMEF del 17 Giugno 2014

la conservazione sostitutiva di documenti informatici e analogici rilevanti ai fini tributari.

quando si considera concluso il processo di conservazione

quando è possibile distruggere l'archivio cartaceo

il nuovo art. 2215 bis codice civile e la tenuta informatica dei libri contabili

la tenuta informatica del Libro Unico del Lavoro.

la conservazione delle e-mail di rilevanza aziendale

la tenuta informatica dei registri e dei documenti assicurativi

regolamento Isvap per la conservazione digitale.

Focus: La Fatturazione elettronica

il D.lgs. 52/04 e la Direttiva Comunitaria sulla Fatturazione Elettronica

le ultime normative europee in materia di Fatturazione Elettronica

finanziaria 2008 in materia di Fatturazione Elettronica

decreto Ministeriale del 7 marzo 2008 sulla Fatturazione Elettronica

Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55 in merito alla Fatturazione Elettronica

l'orientamento dell'Ag. Entrate: le circolari 45/E e 36/E e 18/E di Giugno 2014

il Sistema di Interscambio : Ftp, PEC o Web Services : casi d'uso

problematiche invio Fattura Elettronica PA e loro conservazione

casi pratici di Fattura Elettronica PA e Risoluzione casi specifici

Analisi delle ultime Risoluzioni dell'Agenzia delle Entrate in merito alla fatturazione elettronica

I fattori propulsivi dell'integrazione e dematerializzazione del ciclo dell'ordine e della fatturazione elettronica.

Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica: dalla teoria alla pratica.

Esempio pratico di un processo di conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica:

formazione del documento digitale o scansione del documento analogico

cattura e gestione dei metadati

archiviazione e Corretta Indicizzazione

uso del software di conservazione dei documenti generati e da conservare in digitale

protocollo di conservazione e ricerca a norma di legge dei documenti conservati.

applicazione firma digitale e marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione Sostitutiva

metodologie, processi e azioni che dovrà seguire il Responsabile della Conservazione Sostitutiva

comunicazioni con le autorità competenti.

formazione della Fattura Elettronica

conservazione della Fattura Elettronica

generazione dei Lotti di Conservazione e chiusura dell'archivio digitale.

Conservazione e Privacy : Dlgs 196/2003 e Data Protection Officer:

Art. 7 ed Art. 12 del DPCM del 3 Dicembre 2013 in riferimento alla sicurezza informatica e ai modelli Privacy secondo il Dlgs 196/2003

il Manuale del Responsabile della Conservazione e il Documento Programmatico sulla Sicurezza

il Data Protection Officer : un nuova figura che collabora con il Responsabile della Conservazione

analisi di Casi Pratici

analisi della Normativa Privacy.